Kirjoita mitä tarkoitat – kolme tapaa ilmaista tunteita johtajana

Kuvittele, että kirjoitat raporttia liiketoiminta-alueestasi ja huomaat yhtäkkiä, että yksi tärkeimmistä tiedoista puuttuu. Päätät lähettää tiimisi jäsenille nopean sähköposti- tai pikaviestin, jossa kysyt: ”Missä XYZ-tiedot ovat?” Jos kuvittelet itsesi viestin vastaanottajaksi, miten arvelet hänen reagoivan tähän kysymykseen? Tulkitsisiko hän sen vilpittömäksi kysymykseksi vai kriittiseksi kommentiksi siitä, että hän on unohtanut tehdä jotain?

Netta Nevalainen, 12.04.2019

Read this in English.

Haasteellista tässä skenaariossa on se, etteivät viestin vastaanottajat voi tietää tunteitasi viestin kirjoitushetkellä. He eivät voi nähdä ilmeitäsi tai eleitäsi eivätkä kuulla äänensävyäsi. Kun viesti kaiken lisäksi tulee esimieheltä, on todennäköisempää, että se tulkitaan kriittisenä kommenttina verrattuna siihen, että viesti tulisi kollegalta.

Sähköpostit ja pikaviestit ovat erinomainen tapa kertoa tärkeitä tietoja usealle eri ihmiselle samanaikaisesti. Tunteiden ilmaiseminen kirjallisesti voi kuitenkin olla haastavaa. Varsinkin johtajien kohdalla väärinkäsitysten ja sekaannusten riski on erityisen suuri silloin, kun kyseessä on arkaluontoinen aihe.

Vaikka on suositeltavaa käsitellä vaikeita kysymyksiä kasvokkain, se ei aina kuitenkaan ole mahdollista. Johtajan onkin tärkeää osata ilmaista tunteitaan myös kirjallisesti. Voit tehdä sen kolmella eri tavalla:

1. Kerro tunteistasi tietyillä sanoilla

Yksi helpoimmista tavoista välttää viestin sävyyn liittyviä sekaannuksia on kertoa omista tunteista selkeästi ennen itse tietoja. Esimerkiksi:

”Arvostan kovasti kaikkea tähän asti tekemääsi työtä tämän hankkeen eteen. Voisitko...”

Tämä tekee viestin sävystä positiivisen (vaikka olisitkin antamassa kriittistä palautetta) ja jättää emotionaalisille oletuksille vähemmän tulkinnanvaraa.

2. Ilmaise tunteitasi erilaisin typografisin tekniikoin

Toinen ja ehkä hieman hienovaraisempi tapa ilmaista tunteita on käyttää typografisia tekniikoita. Välimerkkien, huutomerkkien, pilkkujen, ellipsien ja yhdysviivojen käyttäminen on tehokas tapa rytmittää tekstiä siten, kuin haluamme sen tulevan luetuksi. Monissa ohjelmissa on myös mahdollista lisätä tekstiin emojeja ja hymiöitä, joilla voit kertoa tunteistasi.

Omien sanojen korostamiseen ja lukijan tulkinnan ohjaamiseen voidaan käyttää myös muita typografisia keinoja, kuten lihavointia, kursivointia ja ISOJA KIRJAIMIA. Nämä menetelmät tehoavat kuitenkin vain silloin, kun niitä käytetään hyvin säästeliäästi. Isojen kirjaimien käyttö tulkitaan useimmiten huutamiseksi ja emojeja pursuavat viestit saattavat heikentää uskottavuuttasi.

3. Hyödynnä tarinoita ja small talkia

Kolmas tapa kertoa lukijalle tunteistaan on käyttää apuna tarinoita ja small talkia. Tarinat ovat korvaamattoman tärkeitä varsinkin silloin, kun haluat välittää voimakkaita tunteita tai arvoja. Esimerkiksi Niken tiedetään käyttävän tarinoita perustajistaan havainnollistaakseen yhtiön sisäisiä arvoja.

On aina tärkeää miettiä viestin sisältöä vastaanottajan näkökulmasta."

Kevyempi tapa luoda positiivinen tunneyhteys lukijaan on aloittaa viesti kevyesti small talkilla. Henkilökohtaiset kysymykset, kuten ”Millainen oli lomamatkasi Pariisissa?” tai lausahdukset, kuten ”Toivottavasti tyttäresi voi jo paremmin” osoittavat, että olet kiinnostunut lukijasta. Ne myös tekevät viestin sävystä positiivisen. Myös loppulausahdukset, kuten ”Hauskaa viikonloppua!”, antavat viestille kevyemmän sävyn.

Tietenkään mikään näistä menetelmistä ei sovi joka tilanteeseen tai kaikkiin suhteisiin. Siksi onkin aina tärkeää miettiä viestin sisältöä vastaanottajan näkökulmasta ja lukea viesti läpi vähintään kerran. Käyttäisitkö samoja sanoja, jos tapaisit kyseisen henkilön kasvotusten? Mahdollisuuksien mukaan voit myös pyytää viestistäsi palautetta muilta. Joka tapauksessa tunteista kertomisen kirjallisesti tulisi olla yksi jokaisen johtajan keskeisistä taidoista, sillä tehokas viestintä voi parantaa merkittävästi ja kokonaisvaltaisesti yrityselämäsi laatua.

Netta Nevalainen on yritysvalmentaja, kouluttaja ja yritysviestinnän ammattilainen. Hän toimii kouluttajana Aalto EE:n Management Communication -verkkokurssilla, joka tarjoaa ainutlaatuisia näkemyksiä kommunikoinnin perspektiiveihin sekä oppeihin, jotka sopivat 2000-luvun ammattilaisten tarpeisiin. Lue lisää ohjelmasta.

Luet nyt: Aalto Leaders' Insight: Kirjoita mitä tarkoitat – kolme tapaa ilmaista tunteita johtajana

Tilaa parhaat palat sähköpostiisi

Aalto Leaders' Insight on kokoelma artikkeleita, tarinoita ja näkemyksiä johtajuudesta, liiketoiminnasta ja itsensä kehittämisestä. Käsinpoimittu englanninkielinen Highlights -uutiskirje lähetetään tilaajille korkeintaan kaksi kertaa kuukaudessa. Tilaus on helppo perua. Katso esimerkki.

Aalto University Executive Education Oy ja sen konserniyhtiöt voivat käyttää tietojani markkinoinnissa pitääkseen minut ajan tasalla viimeisimmistä liike-elämän keskustelunaiheista sekä ohjelmista ja auttaakseen minua edistämään uraani. Katso tietosuojapolitiikka.