Seuratessaan päivittäisiä uutisia ei voi välttyä ajatukselta, että elämme suurien julkisten projektien aikaa. Länsimetro valmistui lopulta, mutta käyttäjäkokemukset ovat olleet kaikkea muutakin kuin positiiviset. Rataa ollaan lyömässä myös maan päälle niin Tampereen kuin Helsingin ratikkahankkeissa. Näistä oppineena kohta pitäisikin ilmeisesti kaivaa jo tunneli Tallinaan. Murheellisia uutisista tekee lähes yhtä usein raportoidut myöhästymiset, budjettiylitykset ja projektien lopputuotteiden heikko laatu. Tarkka kansalainen on syystäkin huolissaan veroeurojensa väärinkäytöstä.
Taloustieteen ensimmäisen naisnobelistin Elinor Ostromin oppien mukaisesti näiden projektien luomia tilanteita voitaisiin tarkastella niin sanottuna yhteismaan ongelmana (eng. tragedy of commons). Klassisessa yhteismaan ongelmassahan yksittäinen taho, kuten ahne kalastaja, voi repiä hyötyä yhteisistä resursseista, eli alkuun runsaista kalavesistä. Loppu on useille valitettavan tuttu jo kansanviisauksista. Jaettu vastuu ei ole kenenkään vastuu ja omaa etua tavoittelevat toimijat päätyvät käyttämään yhteiset resurssit loppuun siten, että lopulta kaikki häviävät.
Loppu on useille valitettavan tuttu jo kansanviisauksista: jaettu vastuu ei ole kenenkään vastuu."
Tätä taloustieteen ja valtio-opin perustutkimuksen ajatusta voidaan soveltaa myös projektinhallinnassa, vaikkapa ajattelemalla projektin budjettia yhteisenä resurssina, josta useat projektiin osallistuvat toimijat haluavat osansa. Projektin budjetti on siis rajallinen ja yhteinen resurssi, mutta onko se todella kaikkien osallistujien kannustimien ja tavoitteiden mukainen? Hyvin usein ei, vaan päädytään klassiseen kaupankäynti tilanteeseen, jossa ostaja vetää rahahanat tiukalle myyjän koettaessa maksimoida katettaan. Klassinen esimerkki lienee erityisesti rakennusalalla tutut lisätyöt, jotka myyjä saattaa tietää välttämättömäksi jo tarjousvaiheessa, mutta luonnollisesti ei vaivaudu tästä ostajalle kertomaan.
Tällaista opportunistista toimintaa kutsutaan niin kansan, kuin taloustieteenkin, termein vapaamatkustamiseksi (eng. freeriding). Kerätään hyödyt muiden kustannuksella. Lienee tuttua jokaiselle (projekti)liiketoimintaa harjoittavalle taholle ja tästä oman voiton maksimoinnista onkin lähes muodostunut maan tapa. Kun tarkanmarkan ostaja vetää tietämättömyyttään kustannuskaton liian matalalle ja myyjä haluaa maksimoida voittonsa, päädytään kaikille epäoptimaaliseen tilanteeseen ja projektin varsinainen tavoite, kuten tuottaa julkisia hyödykkeitä, ei ole kenenkään tavoite.
Kuinka yhteismaan ongelmaa voidaan hallita?
Elinor Ostrom ei kuitenkaan saanut Nobel-palkintoaan saarnaamalla yhteisomistajuuden sudenkuopista, vaan yhteismaan ongelma itseasiassa tunnistettiin jo 1800-luvulla. Ostromin Nobelin arvoinen saavutus oli sen sijaan laajat empiiriset tutkimukset yhteismaiden toimivuudesta. Tutkiessaan esimerkiksi erilaisten yhteisresurssien, kuten kastelujärjestelmien ja yhteismetsien hallinnointia erityisesti kehitysmaissa, Ostrom havaitsi, että yhteismaan ongelmia voidaan estää erilaisilla yhteisillä säädöksillä, normeilla, sopimuksilla, jaetuilla arvoilla ja tavoilla. Toisin sanoen, maanviljelijöiden istuutuessa yhteiseen pöytään sopimaan yhteisistä tavoitteista, esimerkiksi veden kulutuksen sääntelystä sekä mahdollisista ylikuluttamisen sanktioista, voitiin vapaamatkustajat kitkeä luomalla heitä kohtaan voimakas sosiaalinen painostus. Kukapa tohtisi lotrata vettä ylimäärin, kun tiedossa on poissulkeminen yhteisöstä?
Länsimaisissa oikeusvaltioissa toimivat organisaatiot ovat ulkoistaneet vastaavan hallinnoinnin (eng. governance) lakiosastoilleen ja kaikki epämieluisa käyttäytyminen pyritään kitkemään kirjallisin sopimuksin. Sopimukset ovat kuitenkin suurten projektien kontekstissa osoittaneet kohtalaisen heikoksi tavaksi rajoittaa vapaamatkustamista eli esimerkiksi liiallisen voiton tai epärealistisen halvan budjetin havittelemista. Useat suuret hankkeet ovatkin valitettavasti epäonnistuneet ja lopulta päättyneet riitojen selvittämiseen käräjillä, jolloin voittajiin kuuluvat lähinnä tuntilaskutteiset lakitoimistot.
Miten voidaan ennalta sopia mitä ollaan toteuttamassa, kun sen sisältöä ei kukaan vielä varmuudella tiedä?"
Sopimuksien epäonnistuminen juontaakin juurensa projektin perinteisestä määritelmästä toimena, jonka tavoitteena on tuottaa jotain uutta ja yksilöllistä. Toisin sanoen, miten voidaan ennalta sopia mitä ollaan toteuttamassa, kun sen sisältöä ei kukaan vielä varmuudella tiedä? Yleensä ongelmana on myös, että sopimuksen ehdot on sanellut neuvotteluiden kovempi, mutta usein tietämättömämpi osapuoli, eli ostaja, joka yksipuolisesti vaatii esimerkiksi liian tiukkaa aikataulua tai budjettia. Vielä pahempi skenaario lienee valmiit yleismaalliset sopimusehdot ja pohjat, joita käytetään muokkaamatta niitä kunkin projektin yksilölliseen tilanteeseen sopivaksi.
Sen sijaan, Ostromin oppien mukaisesti vapaamatkustamisen estävät säännöt tulisi laatia sopimaan juuri tiettyyn kontekstiin sopiviksi ja osapuolten, joita säännöt koskevat, tulisi aina osallistua sääntöjen laatimiseen. Luonnollisesti sääntöjen tulisi myös olla yleisten moraaliperiaatteiden ja vallitsevien lakien mukaisia. Vain tällöin pystytään niin sanottuun yhteisölliseen toimintaan (eng. collective action) ja yhteisen tavoitteen saavuttamiseen. Kuulostaa utopistiselta eikä tunnu sopivan ollenkaan perinteiseen markkinaliberalistiseen ajatukseen vapaasta kaupasta.
Yhteistoiminnalliset projektimallit ratkaisuna
Viime vuosien aikana Suomeenkin rantautuneet yhteistoiminalliset projektimallit, kuten projektiallianssi, perustuvat juurikin Ostromin esittämiin periaatteisiin. Allianssimallin suurimpana ansiona ei voida siis pitää siihen usein liitettäviä käytäntöjä ja työkaluja big roomista, last plannereihin, vaan sitä yksinkertaista ajatusta, että projektin osapuolet aidosti sopivat yhdessä projektin tavoitteista, kannusteista ja mahdollisista sanktioista. Projektin tavoitekustannus eli budjetti luodaan siis hankekohtaisesti yhteistyössä allianssiosapuolten kanssa ja sitä hallitaan läpinäkyvästi, mikä vähentää vapaamatkustamisen mahdollisuutta.
Varmistavat mekanismit ovat kuitenkin yhtä tyhjän kanssa, jos osapuolet eivät aidosti sovi tavoitteista."
Allianssin ja vastaavien mallien toimivuus ei siis perustu vain ”hypetykseen”, eikä vastaavasti pelkkä projektin nimittäminen allianssiksi tule takaamaan menestystä, mikäli kriittisessä projektin toimijoiden yhdessä suorittamassa kehitysvaiheessa epäonnistutaan tai siihen ei yksinkertaisesti panosteta. Allianssia onkin monesti kritisoitu juuri kehitysvaiheen pituudesta ja kalleudesta ja ihmekös tuo, jos jokaiseen työpajaan pitää palkata ulkoinen konsultti kertomaan ”allianssispiritistä” ja testauttamaan jokainen osallistuja psykologilla. Nämä varmistavat mekanismit ovat kuitenkin yhtä tyhjän kanssa, jos osapuolet eivät aidosti sovi tavoitteista. Tuntuu sinällään huvittavalta, että Ostromin tutkimusten mukaan vastaavaan sopimiseen pystyvät Guatemalan kouluttamattomat maanviljelijät, mutta modernimmissa yhteiskunnissa vastaavanlaista toimintaa pidetään jonkinlaisena mahdottomana tavoitteena.
Neljä perusperiaatetta yhteismaan ongelman hallintaan projekteissa
Uusi suurhankkeita suunniteltaessa tulisi muistaa edes muutama jo edellä mainittu perusperiaate, joilla yhteismaan ongelmaa voitaisiin lievittää. Nämä periaatteet linkittyvät, mutta eivät suinkaan rajoitu, suomalaisissakin allianssiprojekteissa jo käytettyihin ja hyväksi todettuihin käytänteisiin:
- Määrittele projektista vastuussa olevat toimijat ja heidän muodostaman ryhmän rajat – Alliansseissa tämä tapahtuu usein allianssisopimuksessa, mutta ei liene mahdotonta istua alas projektin tärkeimpien osapuolten kanssa ja sopia vastuista etukäteen.
- Suunnittele projektiorganisaation säännöt ja kannustinrakenne vastaamaan kyseisen hankkeen erityispiirteitä – Valmiit sopimus- ja hinnoittelumallit eivät siis takaa aina onnistunutta lopputulosta.
- Osallistuta kaikki edellä tunnistetun ryhmän jäsenet sääntöjen määrittämiseen – Julkisissa hankkeissa tämä on toki haastavaa ennen tuottajien valintaa, mutta mahdollista esimerkiksi neuvottelumenettelyllä, kuten allianssiesimerkit osoittavat.
- Rakentakaa yhdessä järjestelmä, jolla osallistujien toimintaa voidaan avoimesti valvoa, mahdollisiin poikkeamiin voidaan reagoida ja syntyvät ongelmat voidaan nopeasti ratkaista – Käytännössä tämä vaatii avointa kirjanpitoa osapuolten välillä sekä kannusteiden ja sanktioiden yhteistä määrittämistä ennalta sekä ongelmien ratkaisemista projektin sisällä, ei ulkopuolisissa tuomioistuimissa.
Juri Matinheikki on tutkija ja tohtorikoulutettava Aalto-yliopiston tuotantotalouden laitoksella ja viimeistelee väitöskirjaansa usean organisaation yhteistoiminnasta. Hän oli tutkimusvierailulla Royal Melbourne Institute of Technology (RMIT) -yliopistossa Melbournessa, jossa hän tutki australialaisia julkisia infra-allianssihankkeita. Projektinhallintaa käsitellään kokonaisvaltaisesti Aalto PRO:n Diploma in Project Management -ohjelmassa. Lue lisää ohjelmasta.