Ketteryys ei sovi kaikkeen

Ketteryys on muotitermi, joka leviää ohjelmistokehityksestä koko tietohallintoon.

Heidi Hammarsten, 28.12.2016

Ketteryys on muotitermi, joka leviää ohjelmistokehityksestä koko tietohallintoon. Mutta toimintatapa vaatii osaamista eikä sovi ihan kaikkeen, muistuttaa Aalto-yliopiston tutkija, TkT Kari Hiekkanen.

Agile, Scrum, lean – ketteriä ohjelmistokehityksen menetelmiä on monta, mutta niiden takana on samansuuntainen ajattelu: On tärkeämpää tehdä toimivaa koodia kuin suunnitella ja dokumentoida. Kehitystä voi viedä tuotantoon nopeasti, pala palalta ja jatkaa kehitystä matkalla. Lopputulosta ei lyödä lukkoon etukäteen, vaan se tarkentuu tekemisen kuluessa.

Nyt tämä ajattelu alkaa siirtyä ohjelmistoprojekteista koko tietohallintoon. Puhutaan ketterästä portfoliosta, jopa ketteristä yrityksistä. Mutta muutos ei ole ihan helppo.

”Kun ajattelua sovelletaan myös pitkiin toimeenpanoprojekteihin, tasapainon löytäminen pitkäjänteisyyden ja ketteryyden välillä on vaikeaa. Sovittamattomia ristiriitoja ei ole, mutta paljon oppimista ajattelu vaatii”, sanoo Aalto-yliopiston tohtoritutkija Kari Hiekkanen, joka on väitellyt tietohallinnon johtamisesta.

On seurattava strategiaa

Hyvä tietohallinto on aina linjattu yhteen organisaation strategian kanssa: it on yksi väline, jolla strategiaa viedään käytäntöön. Vaikka paljon puhutaan myös ketterästä strategiasta, Hiekkasen mukaan strategian ongelma on usein päinvastainen.

Tyypillistä on, että tehdään strategia, mutta sitä ei sitten noudatetakaan.”

”Tyypillistä on, että tehdään strategia, mutta sitä ei sitten noudatetakaan. Käy esimerkiksi niin, että laaditaan kunnianhimoinen kasvustrategia, mutta kun talousluvut näyttävät huonoilta vaikka vain kvartaalin verran, mennäänkin kululeikkausmoodiin.”

It:n kannalta tämä on ongelma, koska merkittävät ohjelmistohankkeet voivat olla vuosien projekteja. Se ei ole oikeaa ketteryyttä, että hankkeen suunta muuttuu puolivälissä.

Ketteryys tarkoittaa, että muutosjohtaminen on rakennettu sisään tekemiseen. Käytännössä tämä voi toteutua vaikkapa niin, että hankealueille tehdään budjetti pari kertaa vuodessa ja tiimeillä on valta käyttää budjettia harkintansa mukaan.

On oltava sekä että

Koska tarvitaan myös pitkäjänteisyyttä, tietohallinnossa puhutaan nykyisin usein bimodaalisesta tai duaalijohtamismallista. Siinä kulkee rinnan kaksi eri toimintatapaa.

”On erikseen business as usual, operatiivinen toiminta, jossa haetaan kustannustehokkuutta. Sen rinnalla on eksploratiivinen, nopeiden kokeiluiden it, jonka onnistumiselle on erilaiset mittarit. Haasteena tässä on kuitenkin se, miten organisaatio osaa toimia kahdessa eri kulttuurissa.”

Kaikenlaisia järjestelmiä voi tehdä ketterästi, kyse on siitä mitä kannattaa tehdä.”

On myös otettava huomioon yrityksen toimiala. Yritysten tilanteet, valmiudet ja toimintakulttuurit ovat hyvin erilaisia. Esimerkiksi pankin ei kannata ryhtyä ketteriin kokeiluihin ydintoimintaansa liittyvillä järjestelmillä. Joillekin muille liiketoiminta-alueille kokeilut taas sopivat hyvin.

”Kaikenlaisia järjestelmiä voi tehdä ketterästi, kyse on siitä mitä kannattaa tehdä. On toimintoja, joissa it on kriittisessä asemassa koko yhteiskunnan toiminnan kannalta. Niiden kehitys on suunniteltava hyvin tarkkaan, vaikka moduuleita niiden sisällä voikin tehdä ketterästi.”

Tarvitaan osaamista

Ironista kyllä, siirtyminen ketterään toimintamalliin ei käy kovin ketterästi. Sitä voi kokeilla korkeintaan yksittäisillä projekteilla, mutta kokonaisajatteluna malli vaatii pitkää sisäänajoaikaa ja opettelua.

”Ketteryyden keskeisin ajatus on, että tiimit itseohjautuvat hyvin vahvasti, luovat itse aikataulunsa ja oppivat sitä mukaa kuin tekevät. Mutta jos ihmisille annetaan valta ilman osaamista, syntyy sekasotku. Kaikkien osapuolten pitää ymmärtää, mihin ollaan ryhtymässä.”

Toimintakulttuurin muutos on vaikea prosessi, muistuttaa Hiekkanen. Ketteryys onkin tähän mennessä onnistunut parhaiten sellaisissa organisaatioissa, jotka ovat kasvaneet ajatteluun alusta alkaen. Mutta hyviä esimerkkejä ketterästä tietohallinnosta on muuallakin. Hiekkanen nostaa esiin perinteisen puolijulkisen organisaation RAY:n.

”He ovat muuntautuneet keskusjohtoisesta organisaatiosta agileen toimintamalliin. RAY tekee itse pelikehitystä ja pelijärjestelmiä, joissa on jatkuvasti menossa monia itsenäisiä projekteja.”

On tunnettava menetelmät

Ketteryyden toteuttamiseen on olemassa useita valmiita menetelmiä. Yksi yleisimmistä on Scaled Agile Framework eli SAFe-portfolionhallintamenetelmä. Myös Scrum tarjoaa toimintamallipohjia sekä pienille että isoille organisaatioille ja opastaa myös hankkeiden keskinäiseen integraatioon.

Hiekkanen kehottaa tutustumaan eri viitekehyksiin ja pohtimaan, mikä niistä sopisi parhaiten omaan organisaatioon.

”Jotkut ketteryysosaajat suhtautuvat omaan metodiinsa vähän kuin uskontoon. Sitten kun osaamistaso kasvaa, ymmärtää kaikkien järjestelmien hyvät ja huonot puolet. Hyviä lopputuloksia voi saada millä tahansa menetelmällä.”

Aalto-yliopiston tutkija, TkT Kari Hiekkanen valmentaa useissa Aalto PRO:n ja Aalto EE:n ohjelmissa - mm. Aalto PRO:n Diploma in IT Leadership - tietohallinnon koulutusohjelmassa. Ohjelmassa käsitellään liiketoiminta- ja IT-strategian yhteensovittamista, tietohallinnon johtamista, portfolioiden hallintaa ja asiakaslähtöistä palvelutuotantoa.

Luet nyt: Aalto Leaders' Insight: Ketteryys ei sovi kaikkeen

Tilaa parhaat palat sähköpostiisi

Aalto Leaders' Insight on kokoelma artikkeleita, tarinoita ja näkemyksiä johtajuudesta, liiketoiminnasta ja itsensä kehittämisestä. Käsinpoimittu englanninkielinen Highlights -uutiskirje lähetetään tilaajille korkeintaan kaksi kertaa kuukaudessa. Tilaus on helppo perua. Katso esimerkki.

Käytämme tietojasi markkinoinnissa, jotta voimme pitää sinut ajan tasalla viimeisimmistä liike-elämän keskustelunaiheista sekä ohjelmista ja auttaakseemme sinua edistämään uraasi. Tilaamalla uutiskirjeen hyväksyt tämän. Katso tietosuojapolitiikka.