Hallitaanko teillä portfoliojohtaminen?

Projektit onnistuvat, kun asiat tehdään oikein.

Heidi Hammarsten, 22.09.2015

Projektien portfoliota johdettaessa taas tärkeintä on varmistaa, että tehdään oikeita asioita. Näin sanoo projektijohtamisesta väitöskirjaa tekevä Jouko Vaskimo.

Projektijohtamiseen ovat jo vakiintuneet omat metodologiat ja käytännöt. Mutta mitä pitää osata, kun johdetaan useista projekteista koostuvia ohjelmia tai yrityksen kaikista ohjelmista koostuvaa portfoliota?

”Projektinhallinta keskittyy siihen, että tehdään asioita oikein, aikataulussa ja budjetin mukaisesti. Portfolion johtamisessa keskeistä on, että tehdään oikeita asioita”, tiivistää Jouko Vaskimo Digialta. Hänen Aalto-yliopistoon tehty väitöskirjansa keskittyy projektijohtamisen metodologioihin.

Vaskimon mukaan projektiportfolion rakenne on kuin pyramidi: alhaalla on yksittäisten projektien massa, sitten tulee ohjelmataso ja kärkenä on portfolio.

Detaljien merkitys vähenee matkalla

Projektinhallinnassa ratkaisee teknisten ja kaupallisten detaljien hallinta. Ohjelmatasossa detaljeista jää pois iso osa ja portfoliotasolla vielä yksi kertaluokka: portfoliojohtamisessa riittää tieto, mikä on projektin nimi, kuka sitä tekee ja onko se aikataulussa.

”Mutta detaljien tilalle tulevat eri projektien ja ohjelmien väliset hyvin monimutkaiset syy-seuraussuhteet, jotka pitää hallita. Siitä syntyy portfoliojohtamisen kompleksisuus ja haasteellisuus.”

Portfoliojohtaminen on pienemmässä yrityksessä usein johtoryhmätason tehtävä, suuremmassa organisaatiossa se kuuluu liiketoimintayksikön johtotasolle.

”Tyypillistä on, että yksittäisille projekteille pitää ennen aloittamista hakea hyväksyntä management groupilta tai työryhmältä.”

Onko projektisalkku linjassa strategian kanssa?

Tärkeä kysymys portfoliojohtamisessa on, ovatko salkun projektit linjassa organisaation strategian kanssa.

”On mietittävä, syntyykö esimerkiksi teollisuusyrityksen tuoteprojekteista sellainen sortimentti, joka on strategian mukainen ja edistää sitä. Jos strategia muuttuu, miten se vaikuttaa portfolioon? Tai mitä jos maailma muuttuu – kilpailija tekee jotakin tai raaka-aineen markkinahinta nousee?”

Portfoliotasolla pitää punnita myös suhdetta uusia tuotteita innovoivien ja olemassa olevia tuotteita kehittävien projektien välillä. Mikä on oikea suhde ja mitkä ovat tarjolla olevista vaihtoehdoista organisaation kannalta kriittisen tärkeät projektit?

”Projektisalkun tasapainoa pitää seurata muistakin näkökulmista kuin uusien ja vanhojen tuotteiden. Esimerkiksi paljonko työtä tehdään sisäisille ja ulkoisille asiakkaille tai eri markkina-alueille.”

Projektien keskinäiset riippuvuudet ovat myös tärkeä portfoliotason johtamiskohde.

”On tärkeää, ettei eri projekteissa tehdä päällekkäisiä tai ristiriitaisia asioita ja ymmärretään, milloin kannattaa tehdä yhteistyötä.”

Kannattaako huhkia jos naapuriprojekti myöhästyy?

Lisäksi pitää hallita aikataulujen kokonaisuus.

”Tuotteen yhtä osaa kehittävä projekti voi paiskia ylitöitä vuorokauden ympäri saadakseen valmista määräaikaan mennessä. Jos samaan aikaan jo tiedetään, että joku toinen tuotteeseen liittyvä osaprojekti on auttamatta myöhässä, tässä ei ole mitään järkeä.”

Mitä suurempi organisaatio, sitä tärkeämpää ja haastavampaa on portfoliojohtaminen.

”Valtavaa laivaa ei voi kääntää nopeasti, joten pitää jatkuvasti tietää että mennään oikeaan suuntaan. Totta kai tulee myös huteja, aloitetaan projekteja jotka sitten lopetetaan kesken. Voi tapahtua myös äkkinäisiä muutoksia strategiassa, kuten Nokialle kävi.”

Valmis vai itse kehitetty metodologia?

Väitöskirjassaan Vaskimo tarkastelee kahdeksan esimerkkiorganisaation käyttämiä projektinhallinnan metodologioita ja käyttäjien perusteita niiden valintaan. Tutkimusorganisaatioista osa käytti valmiita standardin mukaisia metodologioita. Osa oli kehittänyt metodologiaa itse, vaikka pohjana saattoikin olla valmis malli.

Vaskimon mukaan organisaatiot pitävät yleensä projektinhallintametodologiaansa tärkeänä kilpailutekijänä. Ne uskovat siihen sisältyvän osaamista, jonka ansioista projektit onnistuvat paremmin kuin kilpailijoilla.

”Projektinhallinnassa on paljon yleisiä oppeja, joita standardit ja alan klassinen kirjallisuus käsittelevät. Mutta on muistettava, että projektit ovat aina uniikkeja – jos on liikaa toistettavuutta, kyseessä on prosessi.” 

Jouko Vaskimo työskentelee projektinhallinnan asantuntijana. Lue lisää Aalto PRO:n Diploma in Project Management -ohjelmaan.

Luet nyt: Aalto Leaders' Insight: Hallitaanko teillä portfoliojohtaminen?

Tilaa parhaat palat sähköpostiisi

Aalto Leaders' Insight on kokoelma artikkeleita, tarinoita ja näkemyksiä johtajuudesta, liiketoiminnasta ja itsensä kehittämisestä. Käsinpoimittu englanninkielinen Highlights -uutiskirje lähetetään tilaajille korkeintaan kaksi kertaa kuukaudessa. Tilaus on helppo perua. Katso esimerkki.

Käytämme tietojasi markkinoinnissa, jotta voimme pitää sinut ajan tasalla viimeisimmistä liike-elämän keskustelunaiheista sekä ohjelmista ja auttaakseemme sinua edistämään uraasi. Tilaamalla uutiskirjeen hyväksyt tämän. Katso tietosuojapolitiikka.